TP HCM 3 lỗi email cơ bản khiến bạn trở nên thật sự nghiệp dư

Thảo luận trong 'LAO ĐỘNG - VIỆC LÀM - TUYỂN DỤNG' bắt đầu bởi hainam6683, 9/11/18.

  1. hainam6683

    hainam6683 New Member

    Như phần lớn trong chúng ta, quãng đời gắn liền với nghề nghiệp (tuy ít hơn đời tư rất nhiều) mà không tương tác với email, thật sự rất đáng quên đối với tôi. Hầu hết mọi người cho rằng, email là một công cụ hiệu quả và đơn giản trong giao tiếp và khi được sử dụng đúng cách, nó sẽ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian trả lời câu hỏi và tạo nên sự kết nối. Chừng đó đã đủ để nói lên rằng, tôi không nghĩ rằng có thể sống thiếu nó.

    Tuy vậy, với sự đơn giản của email và sự nhanh chóng khi sử dụng đối với rất nhiều người trong chúng ta, những người đã quen với việc gửi, chuyển tiếp hay trả lời, dẫn đến một số trở ngại với họ hoặc với bạn nếu bạn cũng vậy. Tôi thì khá thông cảm với những lỗi do bất cẩn như ghi sai chữ (thường những chữ sai sẽ được cảnh báo bởi phần lớn các phần mềm bằng cách cho những đường kẻ ngoặc màu đỏ ở dưới chân chữ đó), và khi bạn nói rằng sẽ gửi bản sao email của mình cho ai đó (CC) và sau đó lại quên làm điều đó với họ. Đó là 1 phần rất nghiệp dư. (Mặc dù tôi thường bỏ qua lỗi khi thỉnh thoảng mẹ tôi lại gửi cho tôi bức thư toàn chữ in hoa)

    Nhưng thật sự vậy, bởi vì diễn đàn thường là cách đầu tiên để giao tiếp với khách hàng, sếp, hay mọi người trên mạng cho nên việc sử dụng email đúng cách là điều bắt buộc. Không chỉ đối với những người tỉ mỉ mà còn đối với bạn- bạn thường không thích những người nhận mà họ thường bỏ qua trọng tâm tin nhắn mà chú tâm vào những lỗi (có thể tránh được). Hiện nay, một lỗi do đánh máy thường làm cho bạn mất đi một chút sự tôn trọng từ đồng nghiệp, và ngày mai bạn cũng có thể mất đi cơ hội làm việc với một người mà bạn gặp trong 1 hội nghị.

    Trước mắt, 3 lỗi vô cùng cơ bản bạn làm mà vô tình quên rằng những lỗi này sẽ khiến bạn rất nghiệp dư trong mắt người đọc.

    Thuyết trình trước đám đông sao cho thu hút người nghe, tìm hiểu thêm http://www.xaluan.com/modules.php?name=News&file=article&sid=2366946

    1. Quên đính kèm tệp
    Nhà hướng nghiệp Rajiv Nathan vô cùng biết ơn thông báo nhắc nhở trong Outlook và Gmail khi chúng cho bạn biết rằng bạn sẽ gửi tin nhắn mà không có tệp đính kèm trong khi bạn nói rằng sẽ gửi tin nhắn đó với một tệp đính kèm. Vì sao lại như vậy? Bởi vì trước khi có những thông báo đó, anh ấy thường xuyên mắc phải lỗi nghiêm trọng này-không phải 1, hay 2, mà là 3 lần!

    Nathan thừa nhận rằng trong thời gian đầu làm việc, anh ấy có một thói quen rất tệ hại là thường hay lướt nhanh qua công việc. Kết quả dẫn đến việc anh ấy thường hay gửi tin nhắn, “Làm ơn nhìn đọc file đính kèm” mà lại không gửi tệp tin. Nathan nhớ lại và gửi thông báo cần thiết chho người nhận: “Tôi xin lỗi về chuyện đó! Của anh/chị đây”. Đáng tiếc, sự việc lại không dừng lại ở đó. “Cuối cùng, lần báo cáo thứ 3 (tổng cộng 4 email), tôi đã đính cái tệp c*ó c*ết này”

    “Thật sự là trông có vẻ không ổn” Nathan công nhận. Thực tế, đó là một lỗi thường gặp đến mức trong một cuộc họp phê bình, anh đã bị nhắc nhở là cần phải cải thiện về mảng đó. Kể từ thời điểm đó trở đi, Nathan đã dính một mẫu giấy trên đầy màn hình máy tính rằng: “Ông anh đã đính kèm tệp tin chưa?”

    (Outlook hay Gmail) Trở nên tỉ mỉ hơn khi đề cập về “tệp đã đính kèm” cho nên những nhắc nhở tiện dụng (ý bạn là tệp đính kèm à? Gửi nó nhé?) xuất hiện trước khi email được gửi. Mọi người được cho phép lầm lẫn ở chỗ này hay chỗ kia, nhưng tạo một thói quen cho những hành vi bất cẩn này thì bạn sẽ trở nên nổi tiếng vì không thể hoàn thành nổi nhiệm vụ đơn giản này.

    2. Dài dòng
    Một trong những người bạn thân của tôi là một luật sư làm việc theo giờ. Vì vậy cho nên cô ấy đã quen với việc viết rất ít và không thường hay lê thê. Chúng ta có thể rút ra được bài học từ cô ấy.

    Jenny Foss, hướng nghiệp viên của Muse, nhấn mạnh vào tính quan trọng của việc chỉ nói những thứ cần thiết và không nói nhiều. Cô ấy giải thích rằng, “việc không thể nói những gì cần nói-ngắn gọn và trong thời gian xem xét của người nhận, người nghe- có thể làm cho những người lắng nghe bạn hay sẵn lòng lắng nghe bạn cảm thấy khó chịu.”

    Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đang “gửi một email để tìm kiếm sự giúp đỡ, vốn đầu tư, hay là sự hỗ trợ-hay thậm chí chỉ trao đổi hay hỏi một câu hỏi.” Cho dù bạn đáp lại tin nhắn hay gửi tin đến hữu ích như thế nào thì điều đó cũng sẽ đem đến một sự ảnh hưởng thật sự cho ai đó, và Foss cảnh báo “nhớ trong đầu rằng những người bên nhận rất có thể sẽ tìm email (trong mục thư nói chung) một cách khó chịu. Người này có thể sẽ thức thâu đêm để đào bới hàng đống email.” Vì vậy nên cô ấy khuyên bạn cần phải trình bày ý tưởng một cách khéo léo hay liều lĩnh để rồi sẽ trở nên “nghiệp dư hoặc chìm nghỉm không cần suy nghĩ”. Và tương tự như những rủi ro của Nathan, điều mà dẫn đến kết quả là cô ấy gửi một vài ghi chú không tệp đính kèm liên tiếp, “vì chúa, đừng gửi 3 email liên tục. Gom chúng lại và gửi trong 1 email”-Foss kết luận.

    Việc học cách nói những điều cần thiết một cách đơn giản cần phải luyện tập, nhưng điều đó đáng để cố gắng trong một thời gian dài. Hãy đọc qua những gì bạn đã biết trước kho gửi và hãy cắt bỏ đi những thứ không cần thiết như là những từ, những dòng hay thậm chí là cả đoạn bị trùng lặp lại những ý bạn đã ghi. Điều đó có thể hấp dẫn để làm rõ, nhưng thường thường, sự cố gắng của bạn dường như sẽ lặp đi lặp lại. Học cách viết có chủ đích và có định hướng sẽ phục vụ tốt cho bạn trong nhiều thư tín điện tử chuyên nghiệp. Người đọc sẽ biết ơn vì sự ngắn gọn và nhiều khả năng sẽ hồi âm lại một cách tử tế- thay vì để mặc cho cái tin nhắn dài thòng ở đó mà không hề muốn đọc.

    3. Lỗi đánh vần sai tên
    Không, đơn giản là không. Không có lý do để bào chữa cho việc bạn ghi tên của người nào đó và đánh vần sai tên của họ. Chúng ta đều cảm thấy khó chịu về điều đó, tôi cũng vậy và tôi chắc rằng không chỉ mình tôi. Thế này nhé, tên của tôi-và phiên bản đánh vần đúng của nó-nằm trong chữ ký của tôi cũng như địa chỉ email của tôi, và những thứ đó được phô bày ra rõ ràng cho người gửi có thể thấy. Tôi nhạy cảm với vấn đề này đến nỗi tôi thường kiểm tra đến 2 lần từng chữ cái của những cái tên mà những cái tên đó có nhiều hơn 1 cách viết (Kristin, Stephen, Mark, Carrie, và còn nhiều, còn nhiều nữa) trước khi tôi gửi.

    Điều đó tốn thêm 2 giây ư? Đương nhiên. Nhưng, chắc chắn rằng, trong các đề án lớn thì chừng đó nhằm nhò gì. Tôi thường ghi đúng ngay lần đầu tiên nhiều hơn là phải xin lỗi vì sai lầm bất cẩn của mình. Nếu bạn thật sự rất bận đến nỗi không ghi được cái tên của người nhận một cách chính xác thì việc gì bạn buộc phải làm vội vàng nữa đây? Đó là điều mà người đọc sẽ băn khoăn. Lỗi nhỏ và dễ bị tranh cãi này đã nói lên những khả năng khác của bạn. Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ công việc và địa chỉ thư.

    Bạn sẽ gửi và nhận rất nhiều email trong 1 ngày bất kỳ. Hãy tránh mắc những sai lầm nhỏ nhặt, bất cẩn trong khi gửi tin nhắn, trên tất cả, bạn không hề chuyên nghiệp như bạn nghĩ. Đừng hy sinh sự chính xác của cái tên để đổi lấy tốc độ, và vì thánh Pete (hay Peter gì đó?), đừng đánh mất sự tôn trọng trong mắt người khác chỉ vì những lỗi email có thể tránh được này.

    Nguồn: http://laodongthudo.vn
     
    Tags:

Chia sẻ trang này

Đang tải...